Entstehung und Aufgaben

Zu Beginn des Projekts wurde die Entscheidung getroffen, das mit landesweiten Zuständigkeiten und Aufgaben versehene IPEMA®-Service-Center (ISC) einzurichten. Der Aufbau beim Landesamt für Finanzen in Koblenz erfolgte parallel zu den einzelnen Schritten der ersten Produktivsetzungen im Jahre 2010.
Mit dem Produktivstart des IPEMA®-Systems war es für eine korrekte und zeitnahe Steuerung der Wartung und Pflege des Verfahrens durch das Land wichtig, dass Aktivitäten in Prozessen organisiert werden, die jeweils eigene Pläne und Messpunkte enthalten. Für alle Leistungen, die für die Wartung und Pflege des Verfahrens notwendig sind, muss klar definiert sein, wer die organisatorische Verantwortung trägt und wer welche Leistungen / Prozessschritte ausführt.

Die Abbildung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Betrieb der Infrastruktur und der Betreuung der Anwendung erfolgt durch das IPEMA®-Service-Center (ISC) in Zusammenarbeit mit dem Landesbetrieb Daten und Information Rheinland-Pfalz (LDI). Die Gesamtverantwortung für IPEMA® trägt das ISC und muss demzufolge alle Aktivitäten planen und steuern.

Zudem ist das ISC als Hauptverantwortlicher für die Sicherstellung des Regelbetriebs, die Wirtschaftlichkeit des Systems und die Einhaltung der im Rahmen des Projektes definierten Standards zuständig. Des Weiteren steuert das ISC den Prozess zur Analyse, Genehmigung und Umsetzung von Änderungsanträgen an das IPEMA®-System.

Eine weitere wichtige Rolle im Regelbetrieb des IPEMA®-Systems ist der dezentrale Anwendungsbetreuer, der als Mitarbeiter der am Verfahren teilnehmenden Dienststelle als Kernanwender die Endanwender vor Ort unterstützt und dem ISC zudem als Multiplikator dient.

Der IPEMA® Service Ansatz des ISC umfasst vier Kernaufgaben:

Wahrung des Regelbetriebs

Incident Management: Schnellstmögliche Wiederherstellung des normalen Betriebes bei minimaler Unterbrechung des Regelbetriebes
Problem Management: Identifizierung und Lösung von Ursachen und Störungen im Regelbetrieb als regierender und proaktiver Prozess
Configuration Management: Dokumentation aller Anpassungen / Entwicklungen im IPEMA®-System
Job-Monitoring

Anpassungen / Erweiterungen des IPEMA®-Systems

Behebung von Fehlern / Problemen im System
Anforderungsmanagement: Analyse und Bewertung von Anforderungsanträgen
Durchführung von Anpassungen im System
Fachliche / technische Analyse von Anforderungen

Service Management

Regelmäßiges Erstellen von Serviceberichten gegenüber den produktiven Dienststellen als Kunden des ISC
Betreuung der Kunden des ISC
Durchführung von Sitzungen der ISC-Gremien zum Anforderungsmanagement und Service-Management
Interne Prozessverbesserungen und Pflege des Ticketing-Systems

Steuerung und Kontrolle aller Abrechnungsläufe

Planung, Durchführung und Kontrolle der Abrechnungsläufe sowie der vor- und nachgelagerten Aufgaben
Monats- und Jahresabschlüsse, Rechnungslegung
Systemmonitoring für fachlich getriebene Prozesse der Abrechnung