Familienfreundliche Personalpolitik

Das Landesamt für Finanzen – ein familienfreundlicher Arbeitgeber

S E L B S T V E R P F L I C H T U N G

zur Sicherung einer familienfreundlichen Personalpolitik

Vorwort

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat eine große Bedeutung für eine zukunftsgerechte Entwicklung unserer Gesellschaft. Auch das Landesamt für Finanzen, nachfolgend LfF genannt, hat sich im Wettbewerb um qualifizierte Nachwuchskräfte und zur Bewältigung des demografischen Wandels intensiv mit dem Vereinbarkeitsthema auseinander gesetzt. Dabei stehen nicht nur Mütter und Väter im Blick, die sich in der Familie und der Kinderbetreuung engagieren. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie betrifft auch die Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger, eine Aufgabe, mit der zunehmend Familienangehörige betraut sind. Dabei sind tragfähige Personalstrategien im Umgang mit den familiären Verpflichtungen der Bediensteten mit entscheidend, um im Wettbewerb um gute Nachwuchskräfte die Nase vorn zu haben und qualifiziertes Personal im dienstlichen Ablauf zu halten.

Die damalige Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle (ZBV) hatte daher bereits im Jahr 2006 beschlossen, Schwerpunkte im Bereich einer familienfreundlichen Personalpolitik zu setzen. Begleitet durch einen externen Partner wurden in einem Auditierungsprozess seitens der ZBV und der damaligen Steuerabteilung der Oberfinanzdirektion Koblenz Ziele definiert und Maßnahmen ergriffen, die allen Bediensteten die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erleichtern sollen. So konnten die ersten entscheidenden Rahmenbedingungen für ein familienfreundliches Arbeitsumfeld geschaffen werden, die anerkannt und zertifiziert wurden. Nach Abschluss des Auditierungsprozesses in 2009 wurden in einer sich anschließenden Re-Auditierung (2009 – 2012) und einer darauf folgenden Konsolidierung (2012 -2015) weitere maßgebliche Grundlagen zur Anerkennung des LfF als familienfreundlicher Arbeitgeber geschaffen.

Das LfF versteht sich inzwischen als ein familienfreundlicher Arbeitgeber und ermöglicht durch entsprechende Rahmenbedingungen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wie auch Beruf und Pflege. Die in den Auditierungsprozessen erreichten Ziele sollen durch die „Selbstverpflichtung zur Sicherung einer familienfreundlichen Personalpolitik“ als Standards langfristig gesichert werden, damit die familienbewusste Personalpolitik im LfF fest verankert bleibt. Der Familienbegriff wird dabei sehr weit definiert: „Familie umfasst alle Konstellationen, in denen eine Person nicht nur vorübergehend Verantwortung für eine andere Person übernimmt“.

Fragen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind ein Thema Aller, unabhängig davon, ob sie als Mitarbeiter/innen, Sachbearbeiter/innen, Referent/innen oder Dezernent/innen tätig sind, in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten oder einen alternierenden Telearbeitsplatz inne haben.

Ziele

Das LfF verfolgt mit seiner familienfreundlichen Personalpolitik insbesondere das Ziel, seinen Bediensteten eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Familie zu ermöglichen und sich auf diese Weise als attraktiver Arbeitgeber auch bei der Suche nach qualifizierten Fachkräften zu positionieren. Eine verlässliche Familienfreundlichkeit ist ein wichtiges Kriterium zur Stärkung der Arbeitgebermarke.

Eine zufriedenstellende Balance zwischen Berufs- und Privatleben führt – neben anderen Aspekten – zudem auch dazu, dass Motivation und Engagement der Bediensteten gestärkt werden. Das LfF braucht engagierte Kolleginnen und Kollegen, die bereit sind, sich immer wieder neuen Herausforderungen zu stellen.

Daneben soll mit den umgesetzten Maßnahmen die Arbeitsqualität und -zufriedenheit gesteigert werden, um Bedienstete langfristig zu binden.

Das vielfältige Angebot hat inzwischen einen beachtlichen Umfang erreicht und wird im LfF Tag für Tag gelebt. Diese Standards gilt es langfristig zu sichern, um dem Anspruch an einen familienfreundlichen Arbeitgeber gerecht zu bleiben.

In der Selbstverpflichtung werden daher in einzelnen Handlungsfeldern die umgesetzten Maßnahmen und erreichten Ziele als einheitliche Basisstandards definiert, die zumindest erhalten bleiben sollen, erforderlichenfalls auch nachgebessert oder erweitert werden können.

Handlungsfelder

Die Selbstverpflichtung enthält alle für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie Beruf und Pflege wichtigen Handlungsfelder:

Arbeitszeit
Arbeitsorganisation
Arbeitsortgestaltung
Informations- und Kommunikationsangebote
Führungskompetenz
Personalentwicklung
Serviceleistungen für Familien

Handlungsfeld Arbeitszeit

Flexible Arbeitszeiten

Mit Einführung des flexiblen Arbeitszeitmodells für alle Kolleginnen und Kollegen, also auch für die Führungskräfte, wurden die Kernzeiten abgeschafft. Die Bediensteten bestimmen ihre Arbeitszeiten innerhalb ihrer Serviceeinheit (Team) selbstständig, solange das Team innerhalb der Servicezeiten arbeitsfähig und erreichbar ist. Dies erfordert Absprachen innerhalb der Teams und Informationen an die Vorgesetzten. Näheres regelt eine Dienstvereinbarung.

Durch das neue Arbeitszeitmodell ist flächendeckend für alle Kolleginnen und Kollegen im LfF die Arbeitszeit flexibel gestaltbar. Gerade das Angebot, auch im Falle von Betreuungsengpässen kurzfristig reagieren zu können, trägt dazu bei, Beruf und Familie an die Bedürfnisse sowohl der Bediensteten als auch des LfF anzupassen.

Arbeitszeitmodell "Ferienbetreuung"

Während der Ferienzeit wird Teilzeitkräften im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten und Notwendigkeiten in Abstimmung mit Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen angeboten, Mehrarbeit gegenüber der Sollstundenzahl (Überstunden) zu leisten, wenn die Kinder an Ferienbetreuungen des LfF, des Landesamtes für Steuern (LfSt), des Finanzamtes Koblenz und des Koblenzer Bündnisses für Familie, an Ferienfreizeiten von Vereinen, freien Wohlfahrtsverbänden, kirchlichen Einrichtungen oder städtischen Trägern teilnehmen oder die Betreuung durch enge Verwandte übernommen wird.
Diese "Mehrstunden" können anschließend während den restlichen Ferienzeiten (z.B. Oster-, Sommer-, Herbst- oder Weihnachtsferien) zur Überbrückung von Betreuungsengpässen abgebaut werden.

Ausgleich übertragbarer Zeitguthaben

Zeitguthaben können innerhalb eines Abrechnungszeitraums ohne Einschränkung in den Folgemonat übertragen werden. Die Möglichkeit, in arbeitsintensiven Phasen Zeitguthaben anzusammeln und diese zu einem frei zu wählenden Zeitpunkt im Einklang mit den dienstlichen Belangen abzubauen, dient der höheren Flexibilität, insbesondere bei der Vereinbarkeit von Erwerbs- und Familienarbeit in bestimmten Phasen oder Situationen (z.B. in den Schulferien oder bei Eintritt eines Pflegefalls). Der Zeitraum, über den hinweg Arbeitszeitguthaben angesammelt werden kann (Abrechnungszeitraum), ist einheitlich auf zwei Jahre festgelegt. Das Zeitguthaben, das über den Abrechnungszeitraum hinaus auf den nächsten Abrechnungszeitraum übertragen werden darf, beträgt für Voll- und Teilzeitkräfte einheitlich 100 Stunden. Als Kappungsdatum ist der 31. März vereinbart.

Handlungsfeld Arbeitsorganisation

Beurlaubung und Wiedereinstieg

Es wurde ein Konzept zum verbesserten Übergang in die Familienphase und zum optimierten beruflichen Wiedereinstieg der Bediensteten nach Elternzeit und Beurlaubung entwickelt, das „Drei-Phasen-Modell“ (Eintritt in die Beurlaubung, während der Familienphase und tatsächlicher Wiedereinstieg).

Es sieht vor Eintritt in die Beurlaubung beispielsweise Informationen über Möglichkeiten der Elternzeit, Teilzeitbeschäftigung und Beurlaubung vor.

Während der Familienphase geht es vor allen Dingen um die Erhaltung der beruflichen Qualifikation durch die Möglichkeit, an Fortbildungsveranstaltungen oder Besprechungen teilzunehmen und um die regelmäßige Kontaktpflege. Falls die Beurlaubten es wünschen, erhalten sie Einladungen zu Veranstaltungen wie z.B. Betriebsausflügen, Personalversammlungen, Dezernatsfesten u.ä. und können sich auf Wunsch regelmäßig die „LfF intern“ zusenden lassen.

Zur Vorbereitung der Rückkehr ins Berufsleben findet sechs Monate vorher ein klärendes Personalgespräch statt.

In der dritten Phase erfolgt der berufliche Wiedereinstieg. Die damit verbundene – ggf. neue - Doppelrolle zwischen Familie und Beruf stellt insbesondere die Betroffenen, aber auch das LfF vor neue Herausforderungen. Die rückkehrenden Bediensteten werden durch eine individuell abgestimmte Einarbeitung wieder an die Herausforderungen des Berufslebens herangeführt. Daneben bestehen verschiedene Gesprächsangebote, um die Einarbeitungszeit der Betroffenen auf Wunsch sensibel begleiten zu können.

Gesundheitsmanagement

Im LfF ist ein Gesundheitsmanagement fest etabliert. Es entwickelt unter anderem auch regelmäßig und fortlaufend Angebote zur Unterstützung bei spezifischen Belastungssituationen im Zusammenspiel zwischen Beruf und familiären Verpflichtungen und integriert sie in das Gesundheitsmanagement.

Handlungsfeld Arbeitsort

Alternierende Telearbeit

Kolleginnen und Kollegen kann bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen die Möglichkeit eingeräumt werden, einen alternierenden Telearbeitsplatz in Anspruch zu nehmen. Sie haben dann einen Arbeitsplatz im LfF und einen Arbeitsplatz in ihrer Wohnung, wobei regelmäßig hin- und hergewechselt wird. Näheres wird durch eine Dienstvereinbarung geregelt.

Neben der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird eine eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeit angestrebt. Jungen Müttern und Vätern erleichtert alternierende Telearbeit einen zeitnahen Wiedereinstieg nach der Familienphase. Bedienstete mit pflegebedürftigen Angehörigen profitieren von der größeren Zeitsouveränität. Die Vorteile sollen die Motivation steigern und sich daher positiv auf die Arbeitszufriedenheit und die Produktivität auswirken.

Arbeit von zu Hause

Bei Betreuungsengpässen ist es möglich, mit Hilfe einer sogenannten Boot-CD kurzfristig auch Arbeit von zu Hause zu erledigen, ohne dass ein Telearbeitsplatz vorhanden ist.

Handlungsfeld Information und Kommunikation

Interne Kommunikation

Alle Bedienstete sollen sich über die Ziele, Maßnahmen und Standards der familienfreundlichen Personalpolitik im LfF informieren können. Daher werden immer wieder Informationen in der LfF-intern, auf der Intranetseite des LfF, in Besprechungen, bei Vorträgen, in E-Mails und an den Info-Boards in den Kopierräumen angeboten. Auf den Broschürenständern sind wechselnde Informationsbroschüren rund um das große Thema Vereinbarkeit ausgelegt.

Daneben stehen verschiedene Ansprechpersonen zur Verfügung, die auf der Intranetseite des LfF vorgestellt werden.

Koblenzer Bündnis für Familie

Das Koblenzer Bündnis für Familie ist ein Zusammenschluss verschiedener Unternehmen, gesellschaftlicher Institutionen und Gruppen aus Koblenz, die sich zum Ziel gesetzt haben, Koblenz als familienfreundliche Kommune weiter zu entwickeln. Das LfF ist Bündnispartner der ersten Stunde.

Externe Kommunikation

In der externen Kommunikation wird die Familienfreundlichkeit des LfF als ein Markenzeichen durch das Logo des "Koblenzer Bündnis für Familien" dokumentiert.

In Stellenausschreibungen wird die Familienfreundlichkeit durch die Formulierung „Das Landesamt für Finanzen – ein familienfreundlicher Arbeitgeber“ hervorgehoben.

Handlungsfeld Führungskompetenz

Führungswissen

Die Führungskräfte sind sensibilisiert für das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie und schaffen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten eine angenehme und von Rücksicht geprägte Arbeitsumgebung. Sie nehmen eine unterstützende Haltung ein und sind kompetent im Umgang mit kritischen Situationen, die aufgrund der Vereinbarkeitsthematik sowohl im Rahmen der Kinderbetreuung als auch bei Übernahme von Pflegeaufgaben entstehen können und tragen aktiv zur Konfliktlösung bei.

Führungskräfteschulungen

Die Führungskräfte erhalten regelmäßig – mindestens einmal jährlich – eine Fortbildung, bei der auch das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie behandelt wird.

Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit

Die Führung durch die Vorgesetzten und die Zusammenarbeit untereinander sind im LfF nach den im Jahr 2009 entwickelten "Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit" ausgerichtet. Darin wird auch der Familienfreundlichkeit Rechnung getragen: In einem der acht Grundsätze wurde festgehalten, dass gegenseitige Hilfe und Unterstützung in fachlichen Fragen und unter Berücksichtigung persönlicher Belange z.B. der Vereinbarkeit von Beruf und Familie selbstverständlich sind, wozu auch die Rückendeckung in schwierigen Situationen zählt.

Führungskräftefeedback

Führungskräfte sind diejenigen, die entscheidend Verantwortung für die Zielerreichung tragen und die gewünschte Kultur leben müssen. Sie sind daher besonders auf Rückmeldung angewiesen, wie ihr Verhalten - auch im Vereinbarkeitskontext - bewertet wird. Das LfF hat daher für den Präsidenten sowie alle Dezernent/innen und Referent/innen bereits ein Führungsfeedback durchgeführt.

Handlungsfeld Personalentwicklung

Kontakthalten während der Elternzeit

Das Drei-Phasen-Modell hilft sowohl den einzelnen Bediensteten als auch dem LfF, den frühzeitigen Wiedereinstieg in den Beruf zu fördern und zu erleichtern. Mit diesem Konzept sollen die Qualifikation beurlaubter Bediensteter erhalten, deren Potenziale gesichert, die Beurlaubungsphasen verkürzt und die Kosten für einen beruflichen Wiedereinstieg minimiert werden (Siehe auch Seite 4 Handlungsfeld Arbeitsorganisation, Beurlaubung und Wiedereinstieg).

Kurze Elternzeit

Die Elternzeit zu verkürzen, ist nicht nur ein Ziel des LfF, sondern auch der Bediensteten, die zunehmend frühzeitig ihre Arbeit wieder aufnehmen möchten. Die Möglichkeit, zunächst mit deutlich unterhälftiger Wochenarbeitszeit einsteigen zu können und die Arbeitszeit flexibel zu gestalten, kommt hier beiden Seiten entgegen.

Die Möglichkeit der Telearbeit, die auch während der Elternzeit bei unterhälftiger Beschäftigung grundsätzlich möglich ist, erleichtert eine schnelle Rückkehr oder/und eine Rückkehr mit höherer Teilzeitquote.

Handlungsfeld Serviceleistungen für Familien

Ferienbetreuungen

Während der Schulferien, vor allem in den Sommerferien, werden mehrwöchige Programme zur Ferienbetreuung der Mitarbeiterkinder angeboten. Hierdurch ist es vielen Eltern möglich, auch während der Schulferien zu arbeiten. Teilzeitkräfte können sogar in dieser Zeit "Mehrarbeit" aufbauen, in dem sie ganztags arbeiten, um bei Bedarf diese Mehrarbeitsstunden zum Beispiel in der restlichen Ferienzeit abzubauen (Siehe auch Seite 3 Handlungsfeld Arbeitszeit, Flexible Arbeitszeit).

Interne Ferienbetreuung

Es ist vorgesehen, auch zukünftig in den ersten beiden Wochen jeder Sommerferien vom LfF gemeinsam mit dem Landesamt für Steuern (LfSt) eine Ferienbetreuung durchzuführen, die durch Betreuer/innen aus den jeweils eigenen Kolleg/innenkreisen sicher gestellt wird.

Externe Ferienbetreuung

Der Bündnispartner des LfF, das Koblenzer Bündnis für Familien, bietet in den Oster- und Herbstferien eine Betreuung an, an denen auch Kinder von Bediensteten des LfF teilnehmen können.

Eltern-Kind-Zimmer

Mit dem Eltern-Kind-Zimmer soll für Eltern eine Möglichkeit geschaffen werden, vorübergehende Betreuungsnotfälle zu überbrücken. So können Eltern beispielsweise kurzfristig bei einer Erkrankung der Tagesmutter, bei geschlossenen Kindergärten oder Unterrichtsausfall ihr Kind selbst betreuen und gleichzeitig ihren beruflichen Verpflichtungen nachkommen. Für eine dauerhafte Nutzung ist das Eltern-Kind-Zimmer nicht vorgesehen.

Ansprechpartner Pflege

Pflegesituationen treten oftmals unvorhergesehen ein oder ändern sich rasch. Pflegende Menschen müssen sich neben der emotionalen Belastung in kurzer Zeit mit einer Fülle von Informationen auseinandersetzen und tragfähige Lösungen für die neue Situation finden.
Zur Unterstützung und Koordination der Hilfsangebote steht im LfF eine „Ansprechperson Pflege“ zur Verfügung.

Informationen zum Thema Pflege

Die „Ansprechperson Pflege“ bietet in loser Folge Veranstaltungen und Vorträge für pflegende Angehörige an.
Daneben stellt sie sowohl im Intranet als auch auf Broschürenständern zahlreiche Informationen u.a. zu Beratungsstellen und Pflegestützpunkten, Vollmachten und Verfügungen, Elternunterhalt, eine InfoSchachtel zu Pflege und eine InfoSchachtel zu Demenz bereit, die regelmäßig aktualisiert und ergänzt werden. Daneben gibt es auf der Intranetseite des LfF zahlreiche hilfreiche und nützliche Links z.B. zum AOK-Pflegenavigator.

Koblenz, 13.11.2015